Tengo y Necesito
Responsable / Operador: AGROTRADE INTERNACIONAL S.A.S.
NIT: 901.157.217-4
Plataforma: Tengo y Necesito — tengoynecesito.com
Ámbito inicial: República de Colombia
IMPORTANTE ANTES DE PUBLICAR
- La regulación colombiana exige que la política identifique domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable. Estos datos no fueron suministrados y deben completarse antes de publicar.
- Definir internamente el área o persona que atenderá consultas y reclamos de habeas data. En este documento se deja como 'Área de Privacidad / Servicio al Usuario' hasta su designación formal.
- Someter la versión final a revisión del abogado de la compañía y validar si AGROTRADE INTERNACIONAL S.A.S. debe registrar bases de datos ante el RNBD según sus activos y obligaciones vigentes.
Fecha de entrada en vigencia: 15 de agosto de 2026.
AGROTRADE INTERNACIONAL S.A.S., NIT 901.157.217-4, operadora de Tengo y Necesito (tengoynecesito.com), es Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la Plataforma, salvo que en un caso específico se informe otra calidad jurídica.
1. Identificación del Responsable
Razón social: AGROTRADE INTERNACIONAL S.A.S.
NIT: 901.157.217-4
Domicilio: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Dirección: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Correo de privacidad: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Teléfono: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Sitio web: tengoynecesito.com
2. Objeto y alcance
Esta Política describe cómo Agrotrade recolecta, almacena, organiza, usa, circula, comparte, consulta, actualiza, suprime y, en general, trata datos personales en el marco de Tengo y Necesito.
Aplica a personas que registran necesidades, responsables y usuarios de empresas u organizaciones aportantes, usuarios internos, analistas y demás titulares cuyos datos sean tratados a través de la Plataforma.
Tengo y Necesito opera inicialmente en Colombia.
3. Marco normativo
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1581 de 2012.
Decreto 1074 de 2015 y las normas que compilan o reglamentan el régimen general de protección de datos.
Instrucciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio aplicables.
Ley 527 de 1999 en cuanto resulte pertinente a autorizaciones y mensajes de datos.
4. Principios
Agrotrade tratará los datos de acuerdo con los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Los datos serán tratados únicamente para finalidades informadas, con acceso limitado a personas autorizadas y mediante medidas razonables de seguridad.
5. Definiciones principales
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para realizar Tratamiento de datos personales, cuando la ley lo requiera.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo, entre otros, datos de salud y biométricos.
Encargado: persona natural o jurídica que realiza Tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
Responsable: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento. Para la Plataforma, Agrotrade.
Titular: persona natural cuyos datos son objeto de Tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización o supresión.
6. Datos que podemos recolectar
6.1. Personas que registran necesidades
Nombre y apellidos.
Tipo y número de documento de identidad.
Número telefónico.
Dirección de Vivienda.
Ciudad, zona y datos de ubicación derivados de la dirección.
Coordenadas cuando el Usuario las suministre o confirme.
Información de las necesidades creadas.
Cantidades, fechas, recurrencias y modalidades.
Historial de solicitudes, matches, compromisos relacionados y entregas.
Confirmaciones y eventos de OTP.
Alertas y notas operativas.
Datos técnicos y de seguridad asociados al uso de la Plataforma.
6.2. Empresas y organizaciones aportantes
Nombre o razón social.
NIT.
Dirección.
Nombre del responsable.
Tipo y número de documento del responsable.
Teléfono.
Información sobre ofertas, stock, disponibilidad, cobertura y recurrencias.
Compromisos, matches, entregas e historial de cumplimiento.
Usuarios autorizados de la organización cuando esa función sea habilitada.
6.3. Datos técnicos y de uso
Fecha y hora de acceso.
IP y datos de sesión cuando sean necesarios para seguridad y auditoría.
Tipo de dispositivo, sistema operativo, versión de la aplicación y datos técnicos básicos.
Eventos de autenticación, errores y registros de seguridad.
Interacciones necesarias para construir audit logs o registros de auditoria.
7. Datos sensibles y datos de menores
El MVP no está diseñado para solicitar datos de salud ni otras categorías sensibles como requisito ordinario de registro. Los Usuarios no deben incluir diagnósticos, historias clínicas, datos biométricos u otros datos sensibles en campos de texto libre salvo que una funcionalidad futura lo solicite expresamente.
Si en el futuro una función requiere datos sensibles, Agrotrade deberá informar su naturaleza, el carácter facultativo de su suministro cuando corresponda, la finalidad específica y obtener autorización explícita en los casos exigidos por la ley.
El MVP no permite registro autónomo de menores de dieciocho (18) años. Si en el futuro se tratan datos de menores, deberá implementarse un flujo específico compatible con el interés superior del menor y los requisitos legales aplicables.
8. Fuentes de la información
Los datos pueden provenir de:
Información suministrada directamente por el Titular.
Información aportada por un usuario autorizado de una empresa u organización.
Datos generados por la actividad dentro de la Plataforma.
Proveedores de autenticación SSO.
Proveedores de OTP, mensajería y comunicaciones.
Servicios de geocodificación o mapas cuando el Usuario utilice funciones de ubicación.
Información producida por Analistas a partir de la revisión operativa de registros existentes.
9. Finalidades generales del Tratamiento
Agrotrade podrá tratar los datos para:
Crear, administrar y proteger cuentas.
Autenticar mediante SSO u OTP.
Verificar control del número telefónico.
Registrar perfiles de personas y empresas.
Crear y administrar Casos y Necesidades.
Revisar y aprobar necesidades antes de su publicación.
Detectar duplicidades e inconsistencias.
Mostrar necesidades activas de forma seudonimizada antes del match.
Crear, recomendar y administrar matches.
Permitir compromisos parciales o recurrentes.
Coordinar entregas y recogidas.
Habilitar datos de contacto después del match.
Enviar recordatorios y comunicaciones operativas.
Confirmar entregas mediante OTP, confirmación bilateral, QR u otros mecanismos.
Generar historial, trazabilidad y audit logs.
Prevenir fraude, abuso, suplantación y usos indebidos.
Atender soporte, consultas, reclamos y solicitudes de titulares.
Generar estadísticas y reportes agregados de impacto.
Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
Proteger derechos de Agrotrade, de los Usuarios y de terceros.
10. Finalidades específicas para personas que necesitan
Registrar una o varias necesidades dentro de su Caso.
Permitir revisión por Analistas autorizados.
Mostrar la necesidad a aportantes sin revelar identidad completa antes del match.
Relacionar sus necesidades con ofertas compatibles.
Permitir que aportantes se comprometan total o parcialmente.
Coordinar la atención de la necesidad.
Registrar entregas y confirmaciones.
Analizar solicitudes similares para prevenir duplicidad o abuso.
11. Finalidades específicas para empresas y organizaciones
Registrar y administrar el perfil de la organización.
Identificar al responsable operativo.
Publicar ofertas y disponibilidad.
Consultar necesidades aprobadas.
Crear compromisos.
Coordinar matches.
Programar entregas únicas o recurrentes.
Controlar disponibilidad, stock comprometido y stock entregado.
Medir historial de cumplimiento e impacto.
Gestionar alertas por incumplimientos o actividad irregular.
12. Autorización
Cuando la ley requiera autorización, Agrotrade la solicitará de manera previa, expresa e informada a través de mecanismos electrónicos, casillas de aceptación, flujos de registro, confirmaciones en la aplicación u otros medios que permitan conservar prueba.
La autorización general de Tratamiento debe diferenciarse de las decisiones operativas específicas de compartir información dentro de un match.
La Plataforma deberá conservar evidencia razonable de la autorización otorgada y de la versión de la Política aceptada.
Los casos en que la autorización no es necesaria, conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, especialmente los datos requeridos por autoridad y los de urgencia medica o sanitaria.
13. Información compartida antes del match
Antes de un match, otros aportantes podrán ver información operativa de una necesidad sin acceder a la identidad completa del Titular.
Puede incluir:
Identificador del Caso.
Categoría y descripción de la necesidad.
Cantidad y faltante.
Zona general o ciudad.
Fecha requerida.
Recurrencia.
Modalidad.
Estado y prioridad operacional.
No debe incluir por defecto nombre completo, número de documento, teléfono ni dirección exacta.
14. Información compartida después del match
Una vez exista un match activo, la Plataforma podrá habilitar a los actores vinculados los datos registrados necesarios para coordinar, verificar y documentar el aporte.
De acuerdo con la configuración definida para el MVP, el conjunto habilitado puede incluir:
Nombre y apellidos.
Tipo y número de documento.
Número telefónico.
Dirección de entrega o recogida.
Nombre o razón social de la empresa.
NIT.
Dirección de la empresa o punto de operación.
Nombre, documento y teléfono del responsable.
Datos operativos del compromiso, fechas y modalidad.
La pantalla de match deberá informar de forma clara que estos datos serán visibles para la contraparte vinculada. Agrotrade podrá limitar, enmascarar o no mostrar campos que resulten innecesarios para un match específico, conforme a los principios de finalidad, necesidad y circulación restringida.
Los receptores de los datos quedan obligados a utilizarlos exclusivamente para coordinar la ayuda y no pueden reutilizarlos para marketing, venta, prospección, hostigamiento, publicación, cesión a terceros o finalidades distintas.
15. Comunicaciones
Agrotrade podrá contactar a los Usuarios mediante:
SMS.
WhatsApp.
Correo electrónico.
Notificaciones push.
Llamadas telefónicas cuando sean necesarias.
Las comunicaciones operativas pueden incluir autenticación, OTP, revisión de necesidades, matches, recordatorios, entregas, seguridad, soporte y cierre de la emergencia.
Las comunicaciones publicitarias o comerciales, si se habilitan, deberán tratarse de forma separada y respetar las autorizaciones y derechos de oposición aplicables.
16. Encargados, proveedores y terceros
Para operar la Plataforma, Agrotrade podrá utilizar proveedores que actúen como Encargados o prestadores de servicios, por ejemplo:
Autenticación SSO.
Envío de OTP.
SMS, whatsapp y correo electrónico.
Notificaciones push.
Hosting e infraestructura.
Almacenamiento y respaldo.
Seguridad y monitoreo.
Mapas y geocodificación.
Analítica técnica y soporte.
Agrotrade exigirá a los Encargados obligaciones de confidencialidad, seguridad y Tratamiento conforme a instrucciones, según corresponda jurídicamente.
17. Transferencias y transmisiones internacionales
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o almacenar información fuera de Colombia. Cuando exista transferencia o transmisión internacional de datos personales, Agrotrade aplicará las reglas de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cuando jurídicamente corresponda una transmisión internacional a un Encargado, se procurará contar con instrumentos contractuales adecuados. Cuando se configure una transferencia, se verificará la base legal o excepción aplicable.
18. Ubicación y mapas
La geolocalización precisa no será obligatoria en el MVP. El Usuario podrá ingresar una dirección y, cuando la función exista, confirmar o ajustar un punto en mapa.
Si el Usuario decide utilizar “mi ubicación actual”, la Plataforma podrá tratar coordenadas para confirmar la dirección o facilitar la logística.
La ubicación exacta de una persona que necesita no deberá mostrarse a otros aportantes antes del match.
19. Seguridad
Agrotrade implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos frente a adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraude.
Entre las medidas funcionales previstas se encuentran:
Autenticación y control de sesión.
Roles y permisos.
Separación entre información pública dentro de la comunidad autenticada y datos reservados.
Registros de auditoría.
Restricción de acceso a datos completos.
Controles contra actividad abusiva.
Trazabilidad de cambios.
Protección de credenciales y otp.
Ningún sistema es absolutamente invulnerable. En caso de incidente, Agrotrade aplicará los procedimientos de respuesta y notificación exigidos por la regulación que resulte aplicable.
20. Conservación y vigencia de las bases de datos
Las bases de datos operativas de Tengo y Necesito tendrán vigencia durante la emergencia para la cual esté activa la Plataforma y durante el tiempo estrictamente necesario para cerrar matches, entregas, reclamaciones, auditorías y obligaciones relacionadas con dicho evento.
Para efectos operativos, una emergencia se entenderá finalizada cuando Agrotrade declare el cierre del evento en la Plataforma, teniendo en cuenta su evolución y, cuando corresponda, información o decisiones de autoridades competentes.
Una vez desaparezcan las finalidades que justifican el Tratamiento, los datos serán suprimidos, anonimizados o sometidos a acceso restringido cuando deban conservarse por obligación legal, ejercicio o defensa de derechos, investigaciones, reclamaciones pendientes o exigencias de autoridad.
El cierre de una necesidad individual no implica eliminación inmediata de su historial mientras la emergencia siga activa y sea necesario conservar trazabilidad.
21. Derechos de los Titulares
Los Titulares tienen, entre otros, derecho a:
conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
solicitar prueba de la autorización cuando legalmente proceda;
ser informados sobre el uso dado a sus datos;
presentar consultas y reclamos;
solicitar supresión cuando proceda;
revocar la autorización cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar el Tratamiento;
acceder gratuitamente a sus datos personales;
presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante el Responsable cuando así lo exige la ley.
22. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos
Área responsable: Área de Privacidad / Servicio al Usuario de AGROTRADE INTERNACIONAL S.A.S. [DESIGNACIÓN INTERNA PENDIENTE].
Correo: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Dirección: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
Teléfono: [PENDIENTE DE COMPLETAR]
23. Procedimiento para consultas
El Titular o persona legitimada podrá solicitar información sobre sus datos y el Tratamiento realizado.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción. Si no fuere posible responder dentro de ese término, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los plazos adicionales permitidos por la ley.
24. Procedimiento para reclamos
Cuando el Titular considere que su información debe corregirse, actualizarse o suprimirse, o advierta un posible incumplimiento, podrá presentar reclamo incluyendo:
Identificación del Titular.
Descripción de los hechos.
Datos de contacto.
Documentos o evidencias que quiera aportar.
Petición concreta.
Si el reclamo está incompleto, se aplicará el procedimiento y los términos previstos por la legislación vigente para solicitar su subsanación.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible resolverlo en ese plazo, se informará el motivo y la fecha en que se atenderá, dentro del término adicional permitido por la ley.
25. Supresión y revocatoria
La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando Agrotrade tenga un deber legal o una finalidad legítima vigente que exija conservar determinados datos, por ejemplo para investigar abuso, atender reclamaciones, cumplir órdenes de autoridad o defender derechos.
Cuando proceda, la supresión podrá implicar anonimización de determinados registros estadísticos o de auditoría que ya no permitan identificar al Titular.
26. Registro de OTP, evidencias y audit logs
Agrotrade puede registrar el evento de generación, envío, intento y validación de OTP, así como timestamps, actor y resultado. No es necesario conservar el código OTP en texto legible una vez cumplida su función.
Los audit logs pueden conservar información sobre quién realizó una acción, cuándo, sobre qué entidad y qué cambio ocurrió. Su finalidad es mantener seguridad, trazabilidad, investigación y rendición de cuentas.
27. Datos agregados y anonimización
Agrotrade genera estadísticas, indicadores y reportes de impacto a partir de información agregada o anonimizada, tales como el número de necesidades registradas y atendidas, su distribución por categoría, las entregas confirmadas, los tiempos de atención y la cobertura por zona.
La anonimización se realiza mediante procedimientos irreversibles: se eliminan o transforman de manera definitiva los identificadores directos e indirectos, y no se conservan claves, tablas de correspondencia ni elementos que permitan revertir el proceso o reasociar la información a un Titular determinado o determinable. La información así tratada deja de constituir dato personal y su uso no requiere autorización adicional.
No constituye anonimización la sola supresión del nombre o del número de documento cuando subsisten elementos que, combinados entre sí o con información de acceso público, permitan identificar razonablemente a una persona. Ese tratamiento corresponde a seudonimización y la información conserva la naturaleza de dato personal, sujeta íntegramente a esta Política.
Considerando que la Plataforma opera sobre una comunidad geográficamente delimitada y afectada por un mismo evento, Agrotrade aplica umbrales mínimos de agregación en los reportes destinados a terceros o a difusión pública, de modo que no se divulgue información respecto de grupos tan reducidos que permitan inferir la situación de una persona o de un hogar determinado. Con el mismo propósito, se abstiene de cruzar simultáneamente las variables de zona, categoría de necesidad y fecha cuando dicho cruce genere riesgo de reidentificación.
Los reportes de impacto no incluyen datos identificativos de las personas beneficiarias. La mención de empresas u organizaciones aportantes en piezas de divulgación o agradecimiento requiere su autorización previa; cuando el aportante sea una persona natural, o cuando la mención permita identificar a su responsable operativo, se aplicará el régimen de protección de datos personales.
28. Registro Nacional de Bases de Datos
Agrotrade verificará si se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), de acuerdo con los criterios legales y regulatorios vigentes, incluyendo los umbrales y categorías de Responsables definidos por la regulación.
La ausencia de obligación de registro en el RNBD, si llegara a aplicar, no elimina el deber de cumplir el régimen general de protección de datos personales.
29. Cambios a esta Política
Agrotrade podrá actualizar esta Política por cambios legales, operativos, de seguridad o de producto.
Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o con las finalidades del Tratamiento serán comunicados oportunamente antes de su implementación y, cuando corresponda, se solicitará una nueva autorización.
La versión vigente deberá estar disponible en la Plataforma.
30. Autoridad de protección de datos
La autoridad de protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.
El Titular puede acudir a dicha autoridad en los casos y bajo los requisitos establecidos por la legislación colombiana.
31. Vigencia
Esta Política entra en vigencia el 15 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras Tengo y Necesito trate datos personales relacionados con la emergencia y subsistan finalidades u obligaciones que justifiquen su conservación.
Documento preparado para revisión legal previa a publicación.